Bestellingen
Volg verkopen op, help klanten verder en maak zelf bestellingen aan.
Hoe een bestelling verloopt
- De koper kiest tickets in je ticketshop, vult zijn gegevens in en betaalt via Mollie.
- Zodra Mollie de betaling bevestigt, maakt The Box Office de tickets aan en wijst het eventueel zitplaatsen toe.
- De koper krijgt een e-mail met zijn tickets als PDF. Elk ticket heeft een eigen QR-code.
Voor gratis bestellingen (€ 0,00) is er geen betaalstap: de tickets worden meteen verstuurd.
Het overzicht
Onder Bestellingen zie je alle bestellingen met klant, adres, datum, totaal en status. Bovenaan kan je filteren:
- Zoeken op naam, e-mailadres, straat, postcode, gemeente of land van de koper.
- Filter evenement: enkel bestellingen voor één evenement.
- Enkel betaald: verberg open, geannuleerde en verlopen bestellingen.
De mogelijke betalingsstatussen:
- Betaald: de betaling is gelukt en de tickets zijn geldig.
- Open of in behandeling: de koper is aan het betalen, of de bank moet de betaling nog bevestigen.
- Geannuleerd, verlopen of mislukt: er is niet betaald en er zijn geen tickets. Een gebruikte couponcode wordt weer vrijgegeven.
- Manuele bestelling: door jou aangemaakt in het beheer (zie onder).
Een bestelling bekijken
Klik op Bekijk bestelling voor het detail: bestelnummer, evenement, betalingsstatus, totaalbedrag, het tarief van The Box Office, de gegevens van de koper, eventuele formulierantwoorden, UiTPAS-gegevens en de tickets. Via Meer acties:
- Download ticket PDF's als .zip: alle tickets van de bestelling. Klik op een ticket om enkel dat ticket te downloaden.
- E-mail opnieuw verzenden: stuurt de bevestigingsmail met tickets opnieuw naar de koper.
- Synchroniseer betalingstatus: haalt de actuele status op bij Mollie. Gebruik dit als een bestelling op "open" blijft staan terwijl de klant zegt dat hij betaald heeft.
Onderaan kan je een interne opmerking toevoegen. Die is enkel zichtbaar voor je team, nooit voor de koper.
Terugbetalingen
Terugbetalen doe je in je Mollie-dashboard. Is het volledige bedrag terugbetaald (of teruggeboekt door de bank), dan markeert The Box Office de bestelling als terugbetaald. De tickets zijn dan niet meer geldig: de scanner weigert ze. Bij een gedeeltelijke terugbetaling blijven alle tickets geldig.
De zitplaatsen van een terugbetaalde bestelling worden niet automatisch vrijgegeven.
Manuele bestellingen
Voor verkoop aan de kassa, telefonische reservaties of vrijkaarten maak je zelf een bestelling aan via Nieuwe bestelling:
- Vul de gegevens van de klant in. Minstens de voornaam is verplicht. Vul een e-mailadres in als de klant de tickets moet ontvangen.
- Kies het evenement en voeg per tickettype een lijn toe: moment, tickettype en aantal.
- Bevestig. De bestelling wordt als betaald geregistreerd aan € 0,00, de tickets worden aangemaakt en naar het e-mailadres van de klant gestuurd.
Een manuele bestelling mag het maximum aantal van een tickettype overschrijden, maar kan nooit meer tickets bevatten dan er vrije stoelen zijn in een zitplan.
Exporteren
Via Exporteer download je een CSV-bestand van de bestellingen die aan je filters voldoen. Kies in het uitklapmenu:
- Exporteer: één lijn per bestelling.
- Exporteer gedetailleerd: één lijn per besteld item (tickets, coupons, UiTPAS-korting), met de antwoorden op het formulier van het evenement.
- Exporteer tickets: één lijn per ticket met de antwoorden op het formulier van het tickettype, handig als deelnemerslijst.