Evenementen

Een evenement bestaat uit momenten (wanneer) en per moment één of meer tickettypes (wat bezoekers kopen).

Een evenement aanmaken

Ga naar Evenementen en klik op Toevoegen. Je kan de volgende velden instellen:

Titel en Beschrijving: verschijnen op de verkooppagina.
Actief: het evenement is te koop en verschijnt op de startpagina van je ticketshop. Een evenement dat niet actief is, kan niemand bekijken of kopen, ook niet via de directe link. Handig om een evenement voor te bereiden of de verkoop te stoppen.
Verborgen: het evenement is te koop, maar staat niet op de startpagina van je ticketshop. Enkel wie de directe link heeft, kan tickets kopen. Handig voor besloten voorstellingen of een voorverkoop.
Afbeelding: vierkant, bij voorkeur 1000×1000 pixels. Wordt gebruikt in het overzicht van je ticketshop en op het PDF-ticket.
Coverfoto: een banner van 1500×500 pixels bovenaan de verkooppagina.
Formulier: extra vragen die de koper één keer per bestelling beantwoordt. Zie Formulieren.
Link naar algemene voorwaarden: als je een link invult, moet de koper je voorwaarden aanvinken voor hij kan bestellen.
Vraag telefoonnummer: de koper kan een telefoonnummer invullen (niet verplicht).
Vraag adres: de koper moet zijn straat, huisnummer, postcode, gemeente en land invullen.
UiTdatabank event ID: koppelt het evenement aan UiTPAS voor kansentarief (zie onder).

Zet je een evenement op niet actief terwijl iemand aan het bestellen is, dan kan die persoon niet verder. Bestellingen die al betaald werden of op dat moment bij Mollie betaald worden, blijven gewoon geldig. Wil je enkel één tickettype stoppen, zet het dan op Sold out of stel een verkoopstop in.

Het evenementoverzicht

Klik op een evenement in de lijst om het overzicht te openen. Je ziet er de status, de beschrijving en per moment de tickettypes met het aantal verkochte en gescande tickets. Via Bekijk in ticketshop open je de verkooppagina zoals je bezoekers ze zien. Deel die link om je evenement te promoten.

In de evenementenlijst vind je via het menu (…) per evenement ook een directe Scanner-link, zie Scanner.

Momenten

Een moment is een datum en uur waarop het evenement plaatsvindt. Een evenement heeft minstens één moment nodig voor je tickets kan verkopen. Voor een reeks voorstellingen voeg je meerdere momenten toe. Klik in het evenementoverzicht op Moment toevoegen en vul in:

Deuren open (verplicht): dit tijdstip staat op het ticket en in de ticketshop.
Begin evenement (optioneel): het eigenlijke startuur. Standaard sluit de ticketverkoop op dit tijdstip.

Als je een moment verwijdert, worden ook de tickettypes van dat moment verwijderd.

Tickettypes

Een tickettype hoort bij één moment. Klik bij het moment op Ticket type toevoegen. De velden:

Title en Description: bijv. "Volwassene" of "Student, op vertoon van studentenkaart". Beide staan in de ticketshop en op het ticket.
Price: vul 0 in voor gratis tickets. Betalende tickets vereisen een Mollie-koppeling.
Max available: hoeveel tickets van dit type je maximaal verkoopt. Is het ticket type gekoppeld aan een zitplan, dan is dit automatisch het aantal stoelen van het zitplan (of de zone).
Sold out: zet het tickettype handmatig op uitverkocht, ook als er nog plaatsen zijn.
Sequence type: kies Sequential om elk ticket een oplopend volgnummer te geven (1, 2, 3…). Het volgnummer staat op het PDF-ticket.
Sales cutoff date/time: tot wanneer dit tickettype te koop is.
Form: extra vragen die de koper per ticket beantwoordt, bijv. de naam van elke deelnemer.
Koppel aan zitplan: geef tickets van dit type een genummerde plaats. Zie Zitplannen & locaties.

Wanneer sluit de verkoop? Heb je een verkoopstop ingevuld, dan sluit de verkoop op dat tijdstip. Zo niet, dan sluit ze bij het Begin evenement van het moment. Heeft het moment geen begintijd, dan sluit de verkoop niet automatisch.

UiTPAS-kansentarief

Is je organisatie gekoppeld aan UiTPAS (zie Instellingen → UiTPAS), dan kan je in de evenementsinstellingen het bijhorende evenement uit de UiTdatabank zoeken en koppelen. Kopers met een kansenstatuut vullen dan bij het afrekenen hun UiTPAS-nummer in en krijgen automatisch het kansentarief. Het UiTPAS-nummer en het toegekende tarief zie je in het detail van de bestelling.

E-mail- en tickettemplate

Onderaan de evenementsinstellingen vind je de sectie ADVANCED met een editor voor de bevestigingsmail en voor het PDF-ticket. De editor toont je HTML-code naast een live voorbeeld. Een aangepast template geldt enkel voor dit evenement. Laat je het leeg, dan wordt het standaardtemplate gebruikt.

Controleer na het aanpassen altijd het voorbeeld en plaats een testbestelling: een fout in het template kan ervoor zorgen dat mails of tickets niet goed worden aangemaakt.

Een evenement verwijderen

Via het menu (…) in de evenementenlijst kan je een evenement verwijderen. Daarmee verdwijnen ook de momenten, tickettypes en bestellingen van dat evenement uit het beheer. Wil je een evenement enkel uit je ticketshop halen, zet het dan op niet actief. Bestellingen en tickets blijven dan bewaard.